MeinTopTaal

Von der Arbeit mit Excel-Listen bis zum erweiterten Schülerverfolgungssystem My TopTaalDiese Entwicklung hat in den letzten Jahren stattgefunden. Das maßgeschneiderte System erfüllt die Bedürfnisse von Kunden und Auftraggebern. Product Owner José Glas von TopTaal konzentriert sich vor allem auf die Schritte, die zu weiteren Verbesserungen führen.

Ziel

Obwohl das ursprüngliche Ziel beim Aufbau von My TopTaal Eine effizientere Verwaltung, die Anwendungen sind jetzt zahlreich. Das fertige Werkzeug, das TopTaal Das bis 2017 genutzte System zeigte mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens zunehmend Mängel. Daher entschied sich das Management für den Aufbau eines eigenen Systems, eine kostspielige und zeitaufwändige Aufgabe. José Glas über die Gründung von Mijn TopTaal„Wir haben zunächst die Prozesse und Benutzeranforderungen – von Kommunen, Lehrern und unserem eigenen Backoffice – untersucht. Nachdem wir diese herausgearbeitet hatten, haben wir uns mit einem Partner in Verbindung gesetzt, der ein solches System entwickeln konnte. Wir erweitern die Funktionalität monatlich in kurzen Sprints. Das braucht Zeit, funktioniert aber sehr effizient.“

Wir legen großen Wert auf Messbarkeit

Meilenstein

Es war ein großer Meilenstein, als Kommunen und Unternehmen My nutzen konnten TopTaalSo haben sie immer Zugriff auf aktuelle Informationen, beispielsweise zu Anwesenheit und Ergebnissen von Aufnahme-, Modultests und Prüfungen. In den letzten Monaten haben wir festgestellt, dass die Kommunen Informationen über den Integrationsprozess ihrer Statusinhaber benötigen. Sind sie bereits in einem Kurs eingeschrieben? Wie läuft es? Wie sind die Ergebnisse? Das sind Fragen, die die Fallmanager verstehen möchten. Mit dem Online-System können sie in Echtzeit sehen, wie viele Stunden der Schüler absolviert hat, wie viel Zeit ihm noch für die Erfüllung seiner Integrationsverpflichtung verbleibt und welche Prüfungskomponenten er bereits bestanden hat. Für diese Informationen sind sie nicht mehr auf die Statusinhaber selbst angewiesen.

'MeinsTopTaal „Außerdem erhalten die Kundenmanager Einblick in den ausstehenden Kredit bei DUO in Groningen. Der Rechnungsstellungsprozess war früher zeitaufwändig und fehleranfällig, läuft jetzt aber automatisiert im System und zeigt sofort an, wie viel Budget noch übrig ist. Das ist nicht nur für unser Backoffice nützlich, sondern auch für die Gemeinde“, sagt José. „So können wir gemeinsam mit dem Kundenmanager und dem Studenten die beste Vorgehensweise festlegen, wenn die Mittel zu knapp werden.“

Eine weitere wichtige Funktion ist die Registerkarte „Korrespondenz“ in der Akte jedes Schülers. Dabei handelt es sich um eine Art Logbuch, das beschreibt, was mit oder über den Studierenden besprochen wurde. „Arbeitgeber, Kommunen und Lehrer sehen die Notizen, die ihnen wichtig sind.“

Privatsphäre steht an erster Stelle

Flexibilität ist bei der Entwicklung eines Systems für verschiedene Benutzer unerlässlich, schon allein deshalb, weil die verschiedenen Abteilungen innerhalb TopTaal Wir haben vielfältige Bedürfnisse und Prioritäten. Wir müssen auch die Wünsche unserer Lehrer und verschiedener Kunden wie Kommunen und Unternehmen berücksichtigen. Auch gesetzliche Änderungen, wie die überarbeitete Datenschutzgesetzgebung von 2018, wirken sich auf das System aus. „Datenschutz ist uns sehr wichtig“, sagt José. „Einerseits möchten wir möglichst viele Daten online verfügbar haben, andererseits hat Datenschutz für uns oberste Priorität. Wir lösen dieses Problem, indem wir ständig darüber nachdenken, welche Daten wir speichern und welche nicht.“laan und welche Nutzer welche Daten sehen dürfen. Ausgangspunkt ist, ob die Anzeige der Informationen für den Zweck, für den der Nutzer Zugriff auf das System hat, erforderlich ist. So erfassen wir beispielsweise keine medizinischen Daten, und der Kunde kann den vom Schüler angegebenen Abwesenheitsgrund nicht einsehen.

Entwicklungen

Was erwartet José von den Kunden in naher Zukunft hinsichtlich der Entwicklungen bei My TopTaal? „Wir stellen jetzt sicher, dass die Ergebnisse der Abschlussprüfungen der Module verfügbar sind. Durch den Vergleich mit den Ergebnissen der Aufnahme zu Beginn können Sie deutlich sehen, was das Ergebnis der taalWir haben unsere Erfahrungen genutzt. Wir legen großen Wert auf die Messbarkeit dieser Maßnahmen. Darüber hinaus werden wir dafür sorgen, dass Kommunen und Unternehmen Kandidaten registrieren und selbst für ein Intake oder eine unabhängige Beurteilung einplanen können. taalTest. Die Schüler erhalten dann automatisch eine Einladung und eine Erinnerung mit Ort und Uhrzeit ihres Termins. Es wird sich noch viel ändern, insbesondere jetzt, da die Kommunen ab 2020 die Integrationsverantwortung übernehmen. Im nächsten Jahr werden wir sicherstellen, dass sowohl unser Kursangebot als auch das System darauf vorbereitet sind. Dazu gehört beispielsweise eine Differenzierung anhand individueller Ziele aus dem persönlichen Integrations- und Teilhabeplan und eine andere Abrechnungsmethode für die Kurse. Glücklicherweise bieten die Möglichkeiten von My TopTaal endlos.'