MonTopTaal

Du travail avec des listes Excel au système avancé de suivi des étudiants My TopTaalCe développement a eu lieu ces dernières années. Ce système personnalisé répond aux besoins des clients. José Glas, Product Owner, TopTaal se concentre principalement sur les étapes qui mèneront à de nouvelles améliorations.

Objectif

Bien que l’objectif initial de la construction de My TopTaal Une administration plus efficace, les applications sont désormais nombreuses. L'outil clé en main TopTaal Le système, utilisé jusqu'en 2017, a commencé à présenter des failles croissantes face à la croissance rapide de l'entreprise. La direction a donc choisi de développer son propre système, une tâche longue et coûteuse. José Glas à propos de la création de Mijn TopTaalNous avons commencé par étudier les processus et les besoins des utilisateurs : les municipalités, les enseignants et notre propre back-office. Une fois ces éléments définis, nous avons contacté un partenaire capable de développer un tel système. Nous étendons les fonctionnalités chaque mois par petits sprints. Cela prend du temps, mais c'est très efficace.

Nous attachons une grande importance à la mesurabilité

Jalon

Ce fut une étape importante lorsque les municipalités et les entreprises ont pu commencer à utiliser My TopTaalAinsi, ils ont toujours accès aux informations les plus récentes concernant, par exemple, l'assiduité et les résultats des admissions, des tests de modules et des examens. Ces derniers mois, nous avons constaté que les municipalités ont besoin d'informations sur le processus d'intégration de leurs titulaires de statut. Sont-ils déjà inscrits à une formation ? Comment se déroule-t-elle ? Quels sont les résultats ? Ce sont des questions que les gestionnaires de dossiers souhaitent comprendre. Grâce au système en ligne, ils peuvent consulter en temps réel le nombre d'heures effectuées par l'étudiant, le temps qu'il lui reste pour remplir son obligation d'intégration et les épreuves d'examen qu'il a déjà réussies. Ils ne dépendent plus des titulaires de statut eux-mêmes pour obtenir ces informations.

'Le mienTopTaal « Cela permet également aux gestionnaires de clientèle d'avoir un aperçu du prêt en cours auprès de DUO à Groningue. Alors que le processus de facturation était auparavant chronophage et sujet aux erreurs, il est désormais automatisé dans le système, indiquant immédiatement le solde budgétaire restant. C'est utile pour notre back-office, mais aussi pour la municipalité », explique José. « Cela nous permet de collaborer avec le gestionnaire de clientèle et l'étudiant pour déterminer la meilleure marche à suivre lorsque les fonds menacent d'être épuisés. »

Une autre fonctionnalité importante est l'onglet de correspondance dans le dossier de chaque étudiant. Il s'agit d'une sorte de journal de bord qui décrit ce qui a été discuté avec ou à propos de l'élève. Les employeurs, les municipalités et les enseignants voient les notes qui sont importantes pour eux.

La confidentialité passe avant tout

La flexibilité est essentielle lors du développement d’un système pour différents utilisateurs, ne serait-ce que parce que les différents départements au sein d’un système TopTaal Nos besoins et priorités sont variés. Nous devons également tenir compte des souhaits de nos enseignants et de divers clients, tels que les municipalités et les entreprises. Les changements juridiques, comme la révision de la législation sur la protection de la vie privée en 2018, ont également un impact sur le système. « La confidentialité est très importante pour nous », explique José. « D'une part, nous souhaitons que le plus grand nombre possible de données soient accessibles en ligne, mais d'autre part, la confidentialité est notre priorité absolue. Nous y parvenons en réfléchissant constamment aux données que nous stockons et celles que nous ne stockons pas. »laan et quels utilisateurs sont autorisés à consulter quelles données. Le point de départ est de savoir si l'affichage des informations est nécessaire à la finalité pour laquelle l'utilisateur a accès au système. Par exemple, nous n'enregistrons pas les données médicales, et le client ne peut pas consulter le motif d'absence fourni par l'étudiant.

Développements

Qu'est-ce que José s'attend à ce que les clients remarquent dans un avenir proche concernant les développements au sein de My TopTaal? « Nous veillons désormais à ce que les résultats des examens finaux des modules soient disponibles. En les comparant avec les résultats de la première session, vous pouvez clairement voir ce que le résultat de l'examen final a donné. taalDes enseignements ont été tirés. Nous attachons une grande importance à cette mesurabilité. De plus, nous veillerons à ce que les municipalités et les entreprises puissent inscrire les candidats et les programmer elles-mêmes pour une évaluation initiale ou indépendante. taalL'étudiant recevra ensuite automatiquement une invitation et un rappel indiquant le lieu et l'heure de son rendez-vous. Beaucoup de choses restent à faire, notamment avec la prise en charge de l'intégration par les municipalités en 2020. L'année prochaine, nous veillerons à ce que notre offre de cours et le système soient prêts à y faire face. Cela comprend, par exemple, une différenciation en fonction des objectifs individuels par rapport au plan personnel d'intégration et de participation, ainsi qu'un mode de facturation différent pour les cours. Heureusement, les possibilités offertes par My TopTaal sans fin.'