MijnTopTaal

Van het werken met Excel-lijsten naar het geavanceerde cursistenvolgsysteem Mijn TopTaal; deze ontwikkeling heeft de afgelopen jaren plaatsgevonden. Het maatwerksysteem voldoet aan de behoeften van klanten en opdrachtgevers. Product Owner José Glas van TopTaal kijkt vooral naar de stappen die voor nog verdere verbetering zorgen.

Doel

Hoewel het initiële doel bij het bouwen van Mijn TopTaal een efficiëntere administratie was, zijn de toepassingen inmiddels talrijk. De kant-en-klare tool die TopTaal tot 2017 gebruikte, begon met de sterke groei van de onderneming steeds meer gebreken te vertonen. Daarom koos de directie voor het bouwen van een eigen systeem, een kostbare en tijdrovende klus. José Glas over de totstandkoming van Mijn TopTaal: ‘We zijn begonnen met het uitzoeken van de processen en de eisen van gebruikers. Gemeenten, docenten en onze eigen back office. Toen we die in kaart hadden gebracht, zijn we in contact gekomen met een partij die zo’n systeem kon bouwen. Aan de hand van korte sprints breiden we de functionaliteiten maandelijks verder uit. Dat kost tijd, maar werkt heel efficiënt.’

Wij hechten veel waarde aan meetbaarheid

Mijlpaal

Het was een mooie mijlpaal, toen een jaar geleden gemeenten en bedrijven gebruik konden gaan maken van Mijn TopTaal. Zo hebben zij altijd inzage in de laatste informatie met betrekking tot bijvoorbeeld presentie en resultaten van intake, moduletoetsen en examens. De laatste maanden merken we dat gemeenten behoefte hebben aan informatie over het inburgeringstraject van hun statushouders. Zijn ze al met een cursus bezig? Hoe gaat het? Wat zijn de resultaten? Het zijn vragen waarin de klantmanagers inzicht willen hebben. Met het online systeem kunnen zij realtime zien hoeveel lesuren de cursist gevolgd heeft, tot wanneer hij de tijd heeft om te voldoen aan zijn inburgeringsplicht en welke examenonderdelen hij al heeft behaald. Zij zijn nu niet meer afhankelijk van de statushouders zelf om deze informatie te verkrijgen.

‘MijnTopTaal biedt de klantmanagers tevens inzicht in de lening die uitstaat bij DUO in Groningen. Waar het facturatieproces in het verleden tijdrovend en foutgevoelig was, gaat dat nu automatisch in het systeem en zo wordt direct zichtbaar welk deel van het budget nog over is. Dat is nuttig voor onze back office, maar ook de gemeente heeft er baat bij’, zegt José. ‘Zo kunnen we samen met de klantmanager èn de cursist kijken naar het beste plan van aanpak op het moment dat het geld op dreigt te raken.’

Een andere belangrijke functionaliteit is de correspondentietab in het dossier van iedere cursist. Dat is een soort logboek waarin staat beschreven wat met of over de cursist is besproken. Werkgevers, gemeenten en docenten zien daarin de notities die voor hen van belang zijn.’

Privacy staat voorop

Flexibiliteit is noodzakelijk bij het ontwikkelen van een systeem voor verschillende gebruikers, alleen al omdat de verschillende afdelingen binnen TopTaal uiteenlopende behoeften en prioriteiten hebben. Daarnaast hebben we nog te maken met de wensen van onze docenten en verschillende opdrachtgevers, zoals gemeenten en bedrijven. Ook wettelijke wijzigingen zoals de in 2018 herziene privacywetgeving hebben impact op het systeem. ‘Privacy is voor ons heel erg belangrijk’, meent José. ‘Enerzijds willen we zoveel mogelijk data online beschikbaar hebben, anderzijds staat privacy bij ons voorop. We lossen dit op door steeds goed na te denken welke gegevens we wel en niet opslaan en welke gebruikers welke gegevens mogen zien. Uitgangspunt daarbij is of het tonen van de informatie noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gebruiker toegang heeft tot het systeem. Zo noteren we geen medische gegevens en kan de opdrachtgever de door de cursist opgegeven reden van afwezigheid niet zien.

Ontwikkelingen

Wat verwacht José dat klanten de komende tijd gaan merken van ontwikkelingen binnen Mijn TopTaal? ‘We zorgen er nu voor dat de resultaten op de eindtoetsen van modules beschikbaar komen. Door dat te vergelijken met de resultaten uit de intake bij aanvang, kun je goed zien wat het resultaat van de taallessen is geweest. Wij hechten veel waarde aan die meetbaarheid. Verder gaan we ervoor zorgen dat gemeenten en bedrijven kandidaten kunnen aanmelden en hen zelf kunnen inplannen voor een intake of een onafhankelijke taaltoets. Vervolgens ontvangt de cursist automatisch een uitnodiging en een reminder met waar en wanneer zijn afspraak is. Er gaat nog veel veranderen, zeker nu gemeenten in 2020 de regie over inburgering krijgen. Komend jaar zullen we zorgen dat zowel ons cursusaanbod als het systeem hierop voorbereid zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan het differentiëren op basis van de individuele doelen uit het persoonlijke Plan Inburgering en Participatie en een andere wijze van facturatie van de cursussen. Gelukkig zijn de mogelijkheden van Mijn TopTaal eindeloos.’